Kundenprojekt
Wochenreport für mittelständischen Einzelhändler
Die Ausgangssituation: Komplexe Datenstrukturen und langsames Reporting
Der Kunde, ein mittelständisches Einzelhandelsunternehmen mit sieben Filialen und insgesamt 90 Mitarbeitern, stand vor einer typischen Herausforderung im Reporting: Die verwendete Warenwirtschaft (Microsoft Dynamics 365 Business Central) und das Kassensystem (LS Retail) lieferten zwar wertvolle Daten, diese waren aber nicht ohne Weiteres auswertbar. Zusätzlich erschwert wurde die Situation durch ein separates Tool für Schichtplanung und Personalverwaltung (SameSystem), dessen Daten gar nicht mit dem Rest integriert waren.
Die Folge waren langwierige, unübersichtliche und fehleranfällige manuelle Auswertungen in Excel. Die Geschäftsleitung und Filialleiter:innen verloren wertvolle Zeit mit umständlichen Reportings, die zudem oft zu spät kamen, um operative Entscheidungen zu unterstützen.
Das Ziel: Klare Insights und schnelle Entscheidungen
Der Kunde wünschte sich eine einfache und schnelle Lösung: Verkaufszahlen, Trends und Personalproduktivität sollten täglich ausgewertet werden können – und zwar spätestens mit einem Tag Verzögerung. Zudem sollten automatisierte Wochen- und Monatsreports direkt per E-Mail verschickt und jederzeit online abrufbar sein. Ziel war es, echte Self-Service-Fähigkeiten für Filialleiter:innen und Management zu schaffen.
Die Vorgehensweise und Umsetzung: Mehrere Datenquellen, flexible Dashboards, maximale Nutzerfreundlichkeit
Cloudmetrics übernahm das gesamte Projekt von der Konzeption bis zur Umsetzung:
Aufbau einer stabilen Cloud-Infrastruktur in der Google Cloud Platform
Anbindung der heterogenen Datenquellen (Dynamics 365, LS Retail, SameSystem, Google Spreadsheets) über Google Cloud Run und Cloud Scheduler
Datentransformation und -integration mittels Google BigQuery und Dataform
Erstellung ansprechender Dashboards in Google Looker Studio
Eine besondere Herausforderung lag im komplexen Datenmodell von Dynamics 365 sowie in der Sicherstellung zuverlässiger und zeitnaher Datenverfügbarkeit trotz gelegentlicher System-Downtimes.
Ich entwickelte eine intuitive Reporting-Oberfläche, die speziell auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten war:
Mobile-optimierte Dashboards mit klar verständlichen Kennzahlen
Automatische Berechnung der Personalproduktivität durch Integration von Umsatzzahlen und Schichtzeiten
Integration von Umsatzzielen aus Google Sheets für Soll-/Ist-Vergleiche
Die Dashboards erlauben nun interaktive Analysen und schnelle Vergleiche zwischen Filialen und Zeiträumen.
Die Ergebnisse: Mehr Transparenz, Zeitersparnis und bessere Entscheidungen
Die automatisierten Berichte sind ein voller Erfolg: Jeden Montagmorgen erhalten Geschäftsleitung und Filialleiter:innen eine klare Zusammenfassung der wichtigsten Kennzahlen direkt aufs Smartphone. Die Transparenz über Filial- und Mitarbeiterperformance wurde erheblich gesteigert.
Der Kunde spart wöchentlich bis zu 2 Stunden pro Filiale, die früher für manuelle Reports aufgewendet wurden. Diese wertvolle Zeit steht nun für operative Entscheidungen und Mitarbeiterführung zur Verfügung.
Fazit: Ein Reporting auf Mittelstands-Niveau
Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie mittelständische Unternehmen selbst aus komplexen und heterogenen Systemlandschaften heraus moderne und effiziente Reporting-Lösungen schaffen können. Ohne großen Aufwand profitieren Management und Mitarbeiter täglich von datengetriebenen Insights und können fundierte Entscheidungen treffen.
Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen und wünschen sich endlich Klarheit statt Excel-Chaos? Kontaktieren Sie mich – gemeinsam schaffen wir eine Reporting-Lösung, die Ihr Unternehmen weiterbringt.
